Business process harmonization in mergers & acquisitions : an operational and cultural perspective

Abstract

In today’s digitally accelerated and highly competitive business landscape, organizations are increasingly focused on achieving operational excellence as a foundation for sustainable growth and innovation. Business Process Management (BPM) has established itself as a strategic discipline that empowers organizations to achieve these goals by systematically managing and improving their processes. As digital technologies become deeply embedded in core operations, the integration of BPM with Information Technology (IT) is not only advantageous but essential. BPM offers a structured approach to translating business requirements into IT-enabled solutions, fostering process transparency, automation, and adaptability. This strategic alignment is particularly critical in the context of Mergers and Acquisitions (M&A), where the seamless integration of business processes and IT systems plays a decisive role in realizing expected synergies, minimizing operational disruptions, and facilitating a coherent organizational transition. Over recent decades, the phenomena of corporate restructuring, particularly mergers and acquisitions, have become prevalent and strategically significant for organizations seeking to expand and penetrate new markets. While corporate restructuring can present lucrative opportunities, navigating this transition is fraught with challenges. Among the various phases of the M&A lifecycle, the Post-Merger Integration (PMI) phase holds considerable importance, as it significantly influences the overall success of M&A transactions. PMI entails the consolidation of organizational assets from different corporate entities into a cohesive new whole, with the aim of creating synergies and maximizing value. The management of "Business Processes" during PMI requires special attention, as they constitute the operational lifeline of the business and its IT systems, ensuring seamless integration and continuity. When companies merge, duplication of organizational assets, including business processes, is common. This redundancy can lead to several issues, such as elevated process and IT maintenance costs, diminished transparency, and reduced control within the merged organization. Hence, a key challenge during PMI is aligning business processes from distinct organizations, each supported by different IT systems, as they need to be integrated while maintaining operational continuity. In this context, business process management plays a critical role in ensuring that the integration process is smooth and value-adding. BPM helps in mapping out the existing processes of both organizations and identifying redundancies and inefficiencies. By standardizing or harmonizing processes, companies can ensure a more seamless integration. "Business Process Standardization" seeks to eliminate process inconsistencies by creating uniform procedures across the merged entities. However, practical experiences indicate that achieving complete uniformity and standardization of process variants originating from different organizational contexts is often impossible. This complexity raises the critical question of how merging companies can strike trade-offs and reconcile their disparate process variants effectively. In this context, "Business Process Harmonization" presents a promising solution. Process harmonization involves aligning and integrating different process variants to create a cohesive, efficient, and effective operational process without necessarily imposing complete uniformity. It allows organizations to retain the unique elements of their existing processes while ensuring a coherent and streamlined operational approach. The subjects of mergers and acquisitions and business process management are well investigated research domains with substantial academic and practical interest. Numerous studies have explored the impacts of M&A activities on organizational performance and have addressed the various challenges businesses encounter during post-merger integration. Additionally, there are significant research efforts in the fields of business process management, process standardization, and process harmonization. However, these two research areas have traditionally been investigated as completely separate domains, and there is hardly any connection between them in the existing literature. In response to this dilemma, this study aims to bring together the fields of mergers and acquisitions and business process management, an overlap that remains understudied in current literature. Furthermore, according to the existing literature, the process of integrating resources during PMI is subdivided into two key sub-elements of "Task Integration" and "Human Integration". Task integration refers to the alignment and consolidation of the business processes, operations, systems, and technologies between the merging organizations. Human integration, on the other hand, focuses on managing the people side of the merger or acquisition. This involves aligning the cultures, behaviors, and values of the merging organizations to foster collaboration and maintain employee engagement. Human integration is often seen as more complex than task integration, as it involves understanding human dynamics, managing resistance to change, and addressing the emotional aspects of the integration. During the task integration, it is crucial to also address the sub-element of human integration. However, the focus of available studies in the literature is predominantly one-dimensional. Research in the field of process harmonization tends to concentrate on the sub-element of task integration, often neglecting the sub-element of human integration and the cultural aspects that are critical during process harmonization projects. To close this knowledge gaps, this study employs "Design Science Research" as its methodological approach to develop a comprehensive process harmonization framework to manage process diversity within the business context of M&A while addressing cultural aspects. The developed framework builds upon the principles of "Organizational Theory". Organizational theory examines the interrelation between three core elements of "culture," "structure," and "processes," to analyze their combined impact on achieving organizational goals. This research project investigates these three core elements of organizational theory in the context of process harmonization, with the aim of designing a three-tier concept. The first tier of the concept examines the cultural element, emphasizing the importance of aligning organizational culture with BPM objectives to facilitate smoother integration. The second tier focuses on the organizational structure that is necessary for implementing the process harmonization efforts. Finally, the third tier addresses the process element, detailing the steps for harmonizing business processes effectively. By focusing on the overarching methodology, governance, and organizational aspects of business process harmonization, this research differentiates itself from studies that primarily emphasize the development of technical standards related to modeling languages. The present study seeks to address not only the operational aspects but also the critical governance, organizational, and cultural elements pivotal for successful integration. To validate the proposed framework, this study applies it to a real-world case study, thereby assessing its practical applicability and effectiveness. The case study involves the merger of two prominent companies in Germany in the field of generator construction and energy contracting, each operating in distinct market segments. This case provides a rich context for examining the nuances and challenges associated with process harmonization in a merger scenario, offering insights into the practical implications of the proposed framework. The study is intended for practitioners and companies involved in mergers, with an interest in all relevant activities surrounding process harmonization as well as the associated organizational and cultural challenges.

In dem heutigen, durch Digitalisierung und Wettbewerb geprägten Geschäftsumfeld konzentrieren sich Organisationen zunehmend auf die Erreichung operativer Exzellenz als Grundlage für nachhaltiges Wachstum und Innovation. Das Business Process Management (BPM) hat sich dabei als strategische Disziplin etabliert, die Unternehmen durch die systematische Steuerung und kontinuierliche Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse in die Lage versetzt, diese Ziele zu erreichen. Durch die zunehmende Digitalisierung der Kernprozesse wird die Integration von BPM und Informationstechnologie (IT) immer wichtiger. BPM bietet einen strukturierten Ansatz, um geschäftliche Anforderungen in IT-gestützte Lösungen zu übersetzen, und fördert Prozesstransparenz, Automatisierung und Anpassungsfähigkeit. Diese strategische Ausrichtung ist insbesondere im Kontext von Mergers & Acquisitions (M&A) von entscheidender Bedeutung, da die nahtlose Integration von Geschäftsprozessen und IT-Systemen eine zentrale Rolle bei der Realisierung erwarteter Synergien, der Minimierung operativer Störungen und der Ermöglichung eines kohärenten organisatorischen Übergangs spielt. In den letzten Jahrzehnten haben sich Unternehmensrestrukturierungen, insbesondere Fusionen und Übernahmen (Mergers and Acquisitions), als weit verbreitete und strategisch bedeutsame Maßnahmen für Organisationen etabliert, die eine Expansion und Marktdurchdringung anstreben. Obwohl solche Restrukturierungen lukrative Chancen bieten können, ist ihre Umsetzung mit erheblichen Herausforderungen verbunden. Innerhalb der verschiedenen Phasen des M&A-Lebenszyklus kommt der Post-Merger-Integration (PMI) eine besondere Bedeutung zu, da sie den Gesamterfolg von M&A-Transaktionen maßgeblich beeinflusst. Die PMI umfasst die Konsolidierung organisatorischer Ressourcen unterschiedlicher Unternehmen zu einer kohärenten neuen Einheit mit dem Ziel, Synergien zu schaffen und den Unternehmenswert zu maximieren. Die Steuerung der Geschäftsprozesse während der PMI erfordert besondere Aufmerksamkeit, da sie das operative Rückgrat des Unternehmens und seiner IT-Systeme darstellen und eine reibungslose Integration sowie Kontinuität sicherstellen müssen. Bei Unternehmensfusionen kommt es häufig zu einer Duplizierung organisatorischer Ressourcen, einschließlich der Geschäftsprozesse. Diese Redundanz kann zu erhöhten Prozess- und IT-Wartungskosten sowie zu verminderter Transparenz und eingeschränkter Kontrolle innerhalb der fusionierten Organisation führen. Eine zentrale Herausforderung während der PMI besteht daher darin, die Geschäftsprozesse der verschiedenen Organisationen, die jeweils durch unterschiedliche IT-Systeme unterstützt werden, zu harmonisieren und gleichzeitig die operative Kontinuität zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang spielt das Business Process Management eine entscheidende Rolle, um eine reibungslose und wertschöpfende Integration sicherzustellen. BPM unterstützt die Kartierung der bestehenden Prozesse beider Organisationen und die Identifizierung von Redundanzen und Ineffizienzen. Durch Standardisierung oder Harmonisierung der Prozesse kann eine nahtlosere Integration gewährleistet werden. Das Ziel der "Standardisierung von Geschäftsprozessen" besteht darin, Prozessinkonsistenzen durch die Schaffung einheitlicher Abläufe über die fusionierten Einheiten hinweg zu beseitigen. Praktische Erfahrungen zeigen jedoch, dass eine vollständige Vereinheitlichung und Standardisierung von Prozessvarianten aus unterschiedlichen organisatorischen Kontexten häufig nicht realisierbar ist. Diese Komplexität wirft die kritische Frage auf, wie fusionierende Unternehmen effektive Kompromisse finden und ihre unterschiedlichen Prozessvarianten erfolgreich miteinander in Einklang bringen können. In diesem Kontext bietet die "Harmonisierung von Geschäftsprozessen" eine vielversprechende Lösung. Prozessharmonisierung bedeutet, unterschiedliche Prozessvarianten so auszurichten und zu integrieren, dass ein kohärenter, effizienter und effektiver operativer Ablauf entsteht, ohne dabei vollständige Uniformität zu erzwingen. So können Organisationen die einzigartigen Elemente ihrer bestehenden Prozesse bewahren und gleichzeitig einen konsistenten und optimierten Betriebsansatz verfolgen. Die Themenbereiche "Mergers & Acquisitions" und "Business Process Management" (BPM) sind gut erforschte Felder mit erheblichem akademischem und praktischem Interesse. Zahlreiche Studien haben die Auswirkungen von M&A-Aktivitäten auf die Unternehmensleistung untersucht und die vielfältigen Herausforderungen während der Post-Merger-Integration beleuchtet. Ebenso existieren umfangreiche Forschungsarbeiten zum Business Process Management, zur Prozessstandardisierung und zur Prozessharmonisierung. Allerdings wurden diese beiden Forschungsfelder bislang weitgehend getrennt voneinander betrachtet und in der bestehenden Literatur finden sich kaum Verbindungen zwischen ihnen. Diese Studie zielt darauf ab, die Bereiche M&A und BPM zusammenzuführen und somit eine bislang nur unzureichend erforschte Schnittstelle zu erschließen. In der bestehenden Literatur wird die Integration von Ressourcen während der Post Merger Integration darüber hinaus in zwei zentrale Subdimensionen unterteilt: "Task-Integration" und "Human-Integration". Task-Integration bezieht sich auf die Abstimmung und Konsolidierung von Geschäftsprozessen, Abläufen, Systemen und Technologien zwischen den fusionierenden Organisationen. Human-Integration fokussiert sich hingegen auf die Steuerung der menschlichen Dimension der Fusion oder Übernahme. Dies umfasst die Angleichung von Kulturen, Verhaltensweisen und Werten der beteiligten Organisationen, um die Zusammenarbeit zu fördern und das Mitarbeiterengagement zu erhalten. Die Human-Integration gilt als komplexer als die Task-Integration, da sie die Berücksichtigung menschlicher Dynamiken, den Umgang mit Widerstand gegen Veränderungen und die Bewältigung emotionaler Aspekte der Integration erfordert. Während der Task-Integration ist es daher entscheidend, auch die Subdimension der Human-Integration zu adressieren. Die vorhandene Literatur fokussiert sich jedoch überwiegend eindimensional auf die Task-Integration. Bei Forschungsarbeiten im Bereich der Prozessharmonisierung liegt der Fokus meist auf der technischen Ebene. Dabei werden die kulturellen Aspekte sowie die Human-Integration vernachlässigt, die für den Erfolg solcher Projekte von zentraler Bedeutung sind. Zur Schließung dieser Forschungslücke verwendet die vorliegende Studie den methodischen Ansatz "Design Science Research", um ein umfassendes Framework zur Prozessharmonisierung zu entwickeln. Dieses Framework adressiert die Prozessvielfalt im Kontext von M&A und berücksichtigt gleichzeitig kulturelle Aspekte. Das entwickelte Framework basiert auf den Prinzipien der "Organisationstheorie". Diese untersucht die Wechselwirkungen zwischen den drei Kernelementen "Kultur", "Struktur" und "Prozesse", um deren kombinierte Wirkung auf die Zielerreichung von Organisationen zu analysieren. In diesem Forschungsprojekt werden diese drei Kernelemente im Kontext der Prozessharmonisierung untersucht, um ein dreistufiges Konzept zu entwerfen. Die erste Stufe des Frameworks beleuchtet das kulturelle Element und betont die Bedeutung der Ausrichtung der Unternehmenskultur auf die Ziele des BPM, um eine reibungslose Integration zu fördern. Die zweite Stufe fokussiert sich auf die für die Umsetzung der Harmonisierung erforderliche Organisationsstruktur. Die dritte Stufe behandelt das Prozesselement und beschreibt die Schritte zur effektiven Harmonisierung von Geschäftsprozessen. Diese Studie unterscheidet sich von bestehenden Forschungsarbeiten, die primär technische Standards im Zusammenhang mit Modellierungssprachen entwickeln, indem sie Governance und organisatorische Aspekte der Prozessharmonisierung in einem übergeordneten Framework beleuchtet. Die vorliegende Arbeit behandelt nicht nur die operativen Aspekte, sondern auch die kritischen Governance-, organisatorischen und kulturellen Elemente, die für eine erfolgreiche Integration entscheidend sind. Zur Validierung des vorgeschlagenen Rahmenwerks wird dieses in einer realen Fallstudie angewendet, um seine praktische Anwendbarkeit und Wirksamkeit zu bewerten. Gegenstand der Fallstudie ist die Fusion zweier deutscher Marktführer im Bereich Generatorenbau und Energiedienstleistungen, die jeweils in unterschiedlichen Marktsegmenten tätig sind. Die Fallstudie bietet einen reichhaltigen Kontext, um die Feinheiten und Herausforderungen der Prozessharmonisierung im Rahmen einer Fusion zu untersuchen, und liefert wertvolle Erkenntnisse zu den praktischen Implikationen des entwickelten Rahmenwerks. Die Studie richtet sich an Praktiker:innen und Unternehmen, die in M&A-Prozesse involviert sind und sich für alle relevanten Aktivitäten rund um die Prozessharmonisierung sowie die damit verbundenen organisatorischen und kulturellen Herausforderungen interessieren.